Tworzenie dostępnych dokumentów elektronicznych w Microsoft Excel

Tytuł arkusza

Nazwanie arkusza jest podstawą tworzenia dostępnych arkuszy. Należy dodać tytuł odpowiadający zawartości arkusza.

  • Tytuł arkusza może zawierać maksymalnie 31 znaków.Aby zmienić nazwę arkusza, można dwukrotnie kliknąć w zakładkę lub kliknąć prawym przyciskiem myszy i wejść w pole zmień nazwę.
Zrzut ekranu menu kontekstowego z zaznaczonym arkuszem oraz opcją Zmień nazwę w programie Microsoft Excel

Tabele

Tworzenie nowej tabeli

Dane tabelaryczne należy osadzać w tabelach a nie w komórkach Excela.

Nie zaleca się scaleń komórek oraz nieregularnej ilości komórek w wierszach. Aby arkusz był dostępny powinien być jak najprostszy – zaleca się aby w każdym wierszu była ta sama ilość komórek.

  • Aby stworzyć tabelę należy zaznaczyć komórki, które mają być w tabeli.
Zrzut ekranuz z zaznaczonymi komórkami arkuszu
  • Następnie we wstążce Wstawianie należy kliknąć w opcję Tabela.
Zrzut ekranuz z zaznaczonymi komórkami w arkuszu oraz opcją Tabela we wstążce Wstawianie
  • Zaleca się zaznaczanie opcji Moja tabela ma nagłówki, gdyż powoduje to utworzenie komórek nagłówkowych dla kolumn.
Zrzut ekranu okna dialogowego Tworzeni tabeli z zaznaczoną opcją Moja tabela ma nagłówki

Poprawianie istniejącej już tabeli

  • Jeżeli istniejąca już tabela nie ma nagłówka, to należy ją zaznaczyć.
Zrzut ekranuz z tabelą w arkuszu
  • Następnie należy wejść na wstążkę Projekt tabeli i kliknąć opcję Wiersz nagłówka
Zrzut ekranu wstążki Projekt tabeli z zaznaczoną funkcją Wiersz nagłówka w sekcji Opcje stylu tabeli

Nazwa tabeli

Zaleca się nazywać każdą tabele.

  • Aby to zrobić, należy wejść na wstążkę Projekt tabeli i z lewej strony arkusza, zmienić nazwę.
Zrzut ekranu z wypełnionym polem Nazwa tabeli w sekcji Właściwości na wstążce Projekt tabeli

Opis alternatywny tabeli

  • Po stworzeniu tabeli należy dodać opis alternatywny informujący, co w tabeli się znajduje. Aby to zrobić na tabeli należy kliknąć prawy przycisk myszy.
  • Następnie należy wejść w zakładkę Tabela, kliknąć opcję Tekst alternatywny iopisać tabelę w polu Opis.
Zrzut ekranu menu kontekstowego z zaznczoną opcją Tabela oraz Tekst alternatywny
Zrzut ekranu okna dialogowego Tekst alternatywny

Tabela przestawna

Tabela przestawna również musi posiadać tytuł oraz opis alternatywny.

  • Aby to zrobić, należy kliknąć na tabelę przestawną prawym przyciskiem i kliknąć opcję Opcje tabeli przestawnej.
Zrzut ekranu menu kontekstowego tabeli przestawnej z zaznaczoną opcją Formatuj komórki
  • Po pojawieniu się okna formatowania, należy ustawić tytuł tabeli a następnie wejść w zakładkę Tekst alternatywny i go dodać.
Zrzut ekranu okna dialogowego Opcje tabeli przestawnej z zaznaczonym polem Nazwa tabeli przestawnej oraz zaznaczoną sekcją Tekst alternatywny
Zrzut ekranu sekcji Tekst alternatywny okna dialogowego Opcje tabeli przestawnej

Zablokowanie kolumn i wierszy

Przy dużych tabelach zaleca się zablokowanie pierwszej kolumny lub wiersza tabeli.

  • Aby to zrobić należy wejść we wstążkę Widok i skorzystać z funkcji Zablokuj okienka. W zależności od potrzeb zablokować wiersz/kolumnę.
Zrzut ekranu zaznaczonej wstążki Widok oraz opcji Zablokuj okienka
Zrzut ekranu menu kontekstowego opcji Zablokuj okienka

Sekcje

Należy definiować nazwy sekcji, jeżeli na arkuszu są wydzielone dodatkowe sekcje, które zawierają np. wykres. Pozwoli to na szybką nawigację po całym dokumencie/arkuszu za pomocą skrótu klawiaturowego CTRL+G.

  • Należy najechać kursorem na odpowiednią komórkę i przejść do wstążki Formuły.
Zrzut ekranu zaznaczonej wstążki Formuły
  • Następnie w sekcji Definiuj nazwę należy wpisać nazwę sekcji.
Zrzut ekranu zaznaczonej opcji Definiuj nazwę na wstążce Formuły
Zrzut ekranu okna dialogowego Nowa nazwa

Wykresy

Tekst alternatywny

Każdy wykres musi posiadać opis alternatywny.

  • Należy zaznaczyć wykres, następnie wejść na wstążkę Formatowanie i kliknąć opcje Tekst alternatywny.
Zrzut ekranu zaznaczonej wstążki Formatowanie z zaznaczoną opcją Tekst alternatywny
  • W najnowszym Excelu możemy wykres oznaczyć jako dekoracyjny, będzie on wówczas niedostępny dla czytników ekranowych. W starszych wersjach takiej opcji nie ma.
Zrzut ekranu panelu Tekst alternatywny wykresu
  • W starszych wersjach programu Excel, aby dodać tekst alternatywny, należy prawym przyciskiem myszy kliknąć opcję Formatowanie obszaru wykresu.
Zrzut ekranu menu kontekstowego Formatuj obszar wykresu
  • Następnie należy wejść w zakładkę Rozmiar i właściwości idodać tekst alternatywny.
Zrzut ekranu panelu Formatowanie obszaru wykresu z zaznaczoną zakładką Rozmiar i właściwości i zaznaczonym polem Opis

Legenda

Należy pamiętać, aby legenda nie zasłaniała wykresu.

  • Aby taką opcję zaznaczyć, należy wejść w Opcje legendy, po rozwinięciu paska – tyczy się to każdego rodzaju wykresu.
Zrzut ekranu panelu Formatowanie legendy, zakładka Opcje legendy z zaznaczoną opcją Legenda
  • Następnie zaznaczamy gdzie ma być legenda – należy zaznaczyć opcję Pokaż legendę, nie przesłaniając wykresu.
Zrzut ekranu panelu Formatowanie legendy, zakładka Opcje legendy z zaznaczoną opcją Pokaż legendę, nie przesłaniając wykresu

Wykres kołowy

Przy tworzeniu wykresu kołowego należy dodać obramowania dla każdego elementu.

  • Należy zaznaczyć wykres, wejść we wstążkę Formatowanie iwybrać opcję Formatuj zaznaczenie
Zrzut ekranu zaznaczonej wstążki Formatowanie i zaznaczoną opcją Formatuj zaznaczenie
  • Po otworzeniu panelu Formatowanie obszaru wykresu należy kliknąć opcję Obramowanie iwybrać Linię ciągłą.
Zrzut ekranu panelu Formatowanie obszaru wykresu z zaznaczoną zakładką Opcje wykresu i podzakładką Wypełnianie i linia oraz opcją Linia ciągła

Zaleca się, aby wykres posiadał etykiety oraz aby były odpowiednio sformatowane.

  • Po dodaniu etykiet należy wejść w opcję Etykiety danych.
Zrzut ekranu panelu Formatowanie etykiet danych z zaznaczoną zakładką Opcje etykiety i opcją Seria danych "50%" Etykiety danych na menu kontekstowym
  • Zaleca się zaznaczenie następujących opcji: Nazwa kategorii, Wartość (lub Wartość procentowa), Pokaż linie wiodące.
Zrzut ekranu panelu Formatowanie etykiet danych z zaznaczoną zakładką Opcje etykiety i zaznaczonymi opcjami Nazwa kategorii, Wartość i Pokaż linie wiodące

Wykres liniowy

Wykres liniowy posiadający wiecej niż jedną linie musi posiadać znaczniki.

  • Przy tworzeniu wykresu liniowego, należy zaznaczyć opcję Liniowy ze znacznikami.
Zrzut ekranu okna dialogowego Zmienianie typu wykresu, zakładka Wszystkie wykresy z zaznaczoną opcją Liniowy
  • Następnie zaznaczyć wykres, wejść we wstążkę Formatowanie i kliknąć Formatowanie serii danych. Teraz należy wejść w Opcje serii.
Zrzut ekranu panelu Formatowanie serii danych z zaznaczoną zakładką Opcje serii i zaznaczoną opcją Serie 1 na menu kontekstowym
  • W okienku Wypełnienie i linia należy wybrać opcję Znacznik.
Zrzut ekranu panelu Formatowanie serii danych, zakładka Wypełnianie i lista z zaznaczoną podzakładką Znacznik
  • W opcji znaczników w rozwijanej linii należy ustalić styl znacznika. Każda linia wykresu musi mieć inny znacznik, który powinien wyróżniać się nie tylko kolorem, ale również kształtem.
Zrzut ekranu panelu Formatowanie serii danych, zakładka Wypełnianie i lista,  podzakładka Znacznik z zaznaczoną sekcją Opcje znaczników oraz zaznaczonym rozwiniętym polem Tryb do wybrania znacznika graficznego

Wykres słupkowy

Wykres słupkowy/kolumnowy powinien mieć wypełnienie każdego słupka/kolumny przy minimum dwóch seriach danych.

  • Po stworzeniu wykresu, należy zaznaczyć wybrany słupek lub kolumnę, kliknąć prawnym przyciskiem myszy i wybrać opcję Formatuj punkt danych.
Zrzut ekranu menu kontekstowego z zaznaczoną opcją Formatuj punkt danych
  • W zakładce Wypełnienie należy wybrać Wypełnienie deseniem oraz Wybierz rodzaj i kolory wypełnienia.
Zrzut ekranu panelu Formatowanie serii danych z zaznaczoną zakładką Opcje serii, z zaznaczoną sekcją Wypełnianie i opcją Wypełnienie deseniem oraz zaznaczoną sekcją do wyboru desenia

Badanie dostępności cyfrowej w MS Excel

Excel posiada opcje sprawdzania ułatwień dostępu – pomaga on w sprawdzeniu jakie błędy, utrudniające dostępność posiada arkusz. Należy pamiętać, że to narzędzie nie znajdzie wszystkich błędów. Może również wskazać ostrzeżenia, które błędami nie muszą być – należy indywidualnie to sprawdzać.

  • Aby uruchomić narzędzie, należy wejść we wstążkę Recenzja.
Zrzut ekranu z zaznaczoną wstążką Recenzja oraz opcją Sprawdź ułatwienia dostępu
  • Drugi sposób to wejście w zakładkę Plik – Informacje – Wyszukaj problemy – Sprawdź ułatwienia dostępu.
Zrzut ekranu panelu Plik z zaznaczoną zakładką Informacje i ocpją Wyszukaj problemy oraz Sprawdż ułatwienia dostępu
  • Z prawej strony pokaże się narzędzie. Można znaleźć w nim błędy lub ostrzeżenia. Jeżeli zaznaczy się opcję Sprawdzaj ułatwienia dostępu, gdy pracuje, Excel na bieżąco będzie dawał informacje o ewentualnych błędach.
Zrzut ekranu panelu Ułatwienia dostępu
  • Każdy wynik można rozwinąć. W Excelu 2019 lub 365 po rozwinięciu danego błędu, wyskakuje również propozycja naprawy.
Zrzut ekranu panelu Ułatwienia dostępu z zaznaczonym polem Zalecane akcje
  • W starszych wersjach programu Excel, nie ma zalecanych akcji.
Zrzut ekranu panelu Ułatwienia dostępu

Nazywanie pliku

  • Należy wejść w zakładkę Plik.
Zrzut ekranu zaznaczonej wstążki Plik
  • Następnie należy wejść w zakładkę Informację.
Zrzut ekranu panelu Plik z zaznaczoną zakładką Informacje
  • Następnie należy wejść w sekcję Właściwości iwpisać tytuł w polu Tytuł.
Zrzut ekranu sekcji Właściwości z zaznaczonym polem Tytuł

Zapisywanie pliku

  • Gotowy plik zapisuje się poprzez wejście w zakładkę Plik.
Zrzut ekranu zaznaczonej wstążki Plik
  • Następnie należy wejść w zakładkę Zapisz jako.
Zrzut ekranu panelu Plik z zaznaczoną zakładką Zapisz jako
  • Po otwarciu okna zapisywania pliku wybieramy miejsce, gdzie plik ma zostać zapisany.
Zrzut ekranu sekcji Zapisz jako
  • Po wybraniu miejsca zapisania pliku, pojawia się okno zapisywania pliku. Można: wybrać tutaj typ pliku, nazwać plik, dodać autora, dodać tagi lub dodać tytuł dokumentu (2 sposób dodawania tytułu pliku).
Zrzut ekranu okna dialogowego Zapisywanie jako
  • Plik najlepiej zapisywać i udostępniać w formacie XLS lub XLSX.
Zrzut ekranu opcji zapisu w formacie Skoroszty programu Excel XLS

Licencja Creative Commons
Ten kurs jest dostępny na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa-Na tych samych warunkach 4.0 Międzynarodowe.